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Home / Risparmio e Investimenti » Servizi Finanziari » Tecnologia / Quali documenti digitalizzare e come conservarli al meglio

Quali documenti digitalizzare e come conservarli al meglio

Ecco come digitalizzare i documenti cartacei e come archiviarli nel miglior modo possibile.

di Alda Moleti

Marzo 2023

Vediamo come digitalizzare i documenti cartacei e soprattutto quali (scopri le ultime notizie su mutui e prestiti. Leggi su Telegram tutte le news sulla finanza personale. Ricevi ogni giorno sul cellulare gli ultimi aggiornamenti su bonus, lavoro e finanza personale: entra nel gruppo WhatsApp, nel gruppo Telegram e nel gruppo Facebook. Scrivi su Instagram tutte le tue domande. Guarda le video guide gratuite sui bonus sul canale Youtube. Per continuare a leggere l’articolo da telefonino tocca su «Continua a leggere» dopo l’immagine di seguito).

Indice

Come digitalizzare i documenti cartacei

Sono molti i documenti fiscali e contabili che a norma di legge si dovrebbero conservare per anni. Tuttavia, questo fino a qualche anno fa non era sempre facile, considerato il gran numero di scartoffie a cui ci costringe la burocrazia italiana. Ma nell’era della rivoluzione digitale è diventato un gioco da ragazzi.

Conservare, infatti, un documento in formato digitale e dire addio alla carta è una cosa semplice da fare e che non occupa spazio.

Bisogna tenere presente poi che si è ormai completato il processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, quindi anche gli atti pubblici esistono perlopiù in formato digitale, così come le fatture elettroniche e persino le sentenze sono archiviate in database online.

Quindi l’archiviazione dei documenti digitali è una cosa con cui prima o poi tutti dovremo prendere dimestichezza.

Un’altra possibilità è quella di digitalizzare i vecchi documenti cartacei posseduti, cioè a partire da un foglio di carta renderlo un file digitale da archiviare sul computer, su un hard disk esterno e persino online.

È bene però tenere presente che per digitalizzare un documento cartaceo e far sì che questo mantenga il suo valore legale non basta usare uno scanner o scattare una foto. Ovvero, la normativa italiana prevede che per alcuni documenti vi sia una procedura particolare per farlo e per questo esistono società che si occupano esclusivamente di questo.

Nei paragrafi seguenti vedremo perciò quali sono i documenti che possono essere digitalizzati, in che modo deve essere effettuata questa procedura e anche come archiviarli al meglio.

[youtube https://www.youtube.com/watch?v=f2T9BiCDQXo&w=560&h=315]

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Come digitalizzare i documenti cartacei: quali conservare?

L’elenco completo di tutti i documenti che si possono digitalizzare, se volessimo stilarlo, sarebbe infinito.

Ad ogni modo, la digitalizzazione dei documenti cartacei diventa una cosa molto comoda soprattutto in ambito aziendale, poiché tutti i fogli contabili diventano di facile accesso e consultazione.

Ma proprio in questo contesto, se non si vogliono avere problemi con il Fisco, diventa fondamentale che la digitalizzazione sia fatta a regola, come vedremo meglio nei prossimi paragrafi.

In dettaglio ecco i documenti principali di cui è possibile effettuare una digitalizzazione, a partire da una copia cartacea, facendo sì che abbiano ancora valore legale:

Nel nostro articolo dedicato ai documenti da conservare trovate una lista completa corredata di esempi e spiegazioni sul perché è necessario preservare queste carte.

Come digitalizzare i documenti cartacei: istruzioni pratiche

Per digitalizzare documenti di tipo contabile e fiscale, perché questi abbiano un valore dopo la trasformazione, è necessario spesso che sia fatta una equiparazione legale. Ovvero va richiesta un’attestazione di conformità, rilasciata da un Pubblico Ufficiale accreditato o da un notaio, che apporrà la sua firma, testimoniando che la copia digitale sia conforme all’originale.

Poiché la procedura è complessa, ci sono alcune aziende che si occupano esclusivamente della digitalizzazione dei documenti cartacei, compreso l’aspetto legale. Ovviamente il servizio ha un prezzo che varia in base ad una serie di fattori, come tipo e numero dei documenti.

Comunque, basterà fare una ricerca su Google, digitando le parole “digitalizzazione documenti”, e verrà fuori tra i risultati una carrellata di aziende che svolgono proprio questo compito, così da poter confrontare offerte e servizi.

Come-digitalizzare-i-documenti-cartacei-PA
Come digitalizzare i documenti cartacei. In foto la pagina informativa sulla Digitalizzazione della PA.

Come digitalizzare i documenti cartacei e come archiviarli

Come digitalizzare i documenti cartacei? Il vantaggio dell’archiviazione digitale è duplice. Da un lato i documenti sono più facili da conservare senza il rischio di distruggerli, dall’altro diventano più accessibili, cioè più facili da trovare e consultare.

Per conservare un file digitale si può ricorrere ad una serie di strumenti hardware, cioè un computer o un hard disk su cui i dati vengono archiviati. In questo caso è sempre bene ricordarsi di effettuare un backup periodico, cioè una copia periodica dei documenti, nel caso il computer o l’hard disk si rompano.

In verità ai nostri giorni uno dei migliori sistemi di archiviazione è quello online, anche detto su cloud. Questo perché l’archiviazione online rende effettivamente indistruttibile il documento, poiché non si trova su un supporto fisico che può rompersi.

I servizi cloud che si occupano dell’archiviazione dei documenti effettuano infatti copie di Backup dei server ed è impossibile che perdano i vostri documenti.

In questo contesto però bisogna fare una distinzione, perché i documenti personali digitalizzati, ad esempio copia delle ricevute di pagamento delle bollette, possono facilmente essere conservati su servizi di archiviazione online come Google Drive o iCloud di Apple.

Questi servizi vi offrono sempre una quantità di spazio di archiviazione gratuito, poi si possono sottoscrivere abbonamenti a pagamento per avere più Giga a disposizione e in genere costano pochi euro al mese.

Diversamente, nel caso dei documenti contabili di un’azienda, se ci si rivolge ad una delle società di digitalizzazione di cui abbiamo parlato prima, in genere queste offrono anche un servizio di archiviazione sui loro server.

In alternativa, ci sono software, a pagamento, di gestione della digitalizzazione documentale che sono rivolti proprio all’archiviazione dei documenti in ambito professionale.

Scopri la pagina dedicata al fisco e alle tasse.

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