Ecco quali documenti conservare e per quanto tempo per evitare guai col Fisco, enti locali o privati come i tuoi condomini (scopri le ultime notizie sul fisco e sulle tasse e poi leggi su Telegram tutte le news sui pagamenti dell’Inps. Ricevi ogni giorno sul cellulare gli ultimi aggiornamenti su bonus, lavoro e finanza personale: entra nel gruppo WhatsApp e nel gruppo Facebook. Seguici anche su su Instagram tutte le tue domande. Guarda le video guide gratuite sui bonus sul canale Youtube. Per continuare a leggere l’articolo da telefonino tocca su «Continua a leggere» dopo l’immagine di seguito).
Indice
- Quali documenti conservare e per quanto tempo: ecco la tabella
- Quali documenti conservare e per quanto tempo: il vantaggio dei documenti digitali
- Quali documenti conservare e per quanto tempo: il vantaggio dei pagamenti tracciabili
- Quali documenti conservare e per quanto tempo: esempi pratici
- Ricevi tutte le news sempre aggiornate su bonus e lavoro
Quali documenti conservare e per quanto tempo: ecco la tabella
Una delle domande frequenti che tutti prima o poi si pongono è: ma quali documenti devo conservare e per quanto tempo?
Di seguito si riporta una tabella che illustra proprio quali sono i documenti che è importante conservare nella vita e per quanto tempo. Nella terza colonna invece è contenuta la ragione per cui è importante conservare quel documento per quello specifico periodo di tempo, in base a cosa dice la legge italiana.
| Documento | Durata archiviazione | Motivazione |
| Dichiarazione dei redditi (e documenti utili a compilarla) | 5 anni | le autorità possono effettuare dei controlli fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello dell’anno a cui si riferisce la dichiarazione dei redditi |
| Ricevuta del pagamento delle bollette | 5 anni | dopo questo tempo le bollette vanno in prescrizione |
| Scontrini | 2 anni | va conservato per il tempo necessario ad usufruire della garanzia |
| Multe | 5 anni | dopo questo tempo le multe vanno in prescrizione |
| Ricevute di pagamento di IMU e TARI | 5 anni | Il Comune può richiedere il pagamento entro il 31 dicembre del quinto anno a partire dall’anno a cui si riferisce l’imposta |
| Bonus ristrutturazione | 15 anni massimo | il fisco ha 5 anni per fare controlli, da quando termina la detrazione spettante. Poiché molti bonus prevedono una detrazione in 10 anni, il Fisco può fare controllo fino a 5 anni dopo. |
| Sentenze | 10 anni | i diritti a seguito di una sentenza vanno in prescrizione dopo questo periodo |
| Parcelle | 3 anni | vanno in prescrizione dopo 3 anni dalla data di emissione |
| Cambiali | 3 anni | vanno in prescrizione dopo 3 anni dalla data di scadenza |
| Bollo auto | 3 anni | le Regioni hanno 3 anni per fare controlli su eventuali bolli non pagati e richiedere il pagamento |
| Titoli di studio | sempre | diplomi e laure vanno conservati a vita poiché possono servire in diversi contesti |
| Estratti conto previdenziali | sempre | è consigliabile conservare gli estratti conto previdenziali, almeno fino al raggiungimento della pensione nel caso sorgano problemi con l’importo |
| Affitto | 5 anni | il tempo che il proprietario ha per chiedere il pagamento dopo la scadenza |
| Spese condominiali | 5 anni | dopo questo tempo vanno in prescrizione |
| Estratti conto bancari | 10 anni | la banca è obbligata a conservare la documentazione del cliente per 10 anni |
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Quali documenti conservare e per quanto tempo: il vantaggio dei documenti digitali
Dopo aver visto quali sono i documenti che la “Legge” consiglia di conservare e per quanto tempo, dobbiamo fare delle precisazioni.
Tutti i consigli e le teorie fanno riferimento ad una società non ancora digitalizzata e dove i database pubblici non erano ancora completamente informatizzati. Dove si immagina ancora cioè che tali documenti vadano conservati in formato cartaceo, in uno dei cassetti di casa.
Al giorno d’oggi, molti di questi documenti e ricevute da conservare vengono emessi in formato digitale.
Ad esempio, un documento che per prassi bisogna conservare per anni è l’estratto conto della banca. In realtà, accedendo al sito online della propria banca, è possibile consultare l’estratto conto anche per gli anni passati.
Ancora, si pensi ai Buoni fruttiferi postali: per chi li sottoscrive cartacei c’è l’obbligo di conservare i documenti per tutta la durata del deposito. Chi sottoscrive i buoni dematerializzati non deve conservare nulla poiché è un buono digitale che alla scadenza viene pagato su conto corrente.
Inoltre, un file digitale di qualsiasi tipo è più facile da archiviare e può essere conservato online o sul PC, che è certo molto più comodo che conservare materiale cartaceo.
Moltissimi documenti, comprese fatture e atti della Pubblica Amministrazione, vengono emessi proprio in formato digitale.
Quali documenti conservare e per quanto tempo: il vantaggio dei pagamenti tracciabili
Abbiamo fatto la premessa sugli strumenti digitali perché un concetto chiave ai nostri giorni è quello della tracciabilità dei pagamenti. Nel caso di pagamenti e ricevute, conservare ad esempio lo scontrino diviene fondamentale se si è pagato in contanti, poiché è l’unica prova che il pagamento è avvenuto.
Mentre i sistemi di pagamento elettronici ad esempio carta o bonifico si chiamano sistemi tracciabili, poiché la prova di pagamento risulta appunto tracciata, cioè registrata nei sistemi informatici della banca.
Per concludere, piuttosto che conservare documenti e scontrini di carta per anni, una buona soluzione è pagare sempre con sistemi tracciabili evitando i contanti.
Quali documenti conservare e per quanto tempo: esempi pratici
Il tempo minimo per cui ognuno dovrebbe conservare una bolletta è 5 anni, questo per l’articolo 2948 del Codice civile stabilisce che i pagamenti periodici vadano in prescrizione dopo questo periodo.
In pratica, dopo 5 anni dalla loro emissione, se non è stato saldato l’importo, non si può più pretendere il pagamento. Motivo per cui si consiglia di conservare la ricevuta di pagamento delle bollette per almeno 5 anni, poiché se una di queste risulta erroneamente non pagata si può dimostrare al gestore che non è così.
Tuttavia, ci sono della considerazione da fare e cioè che conservare 5 anni di ricevute e scontrini per un pagamento che avviene in media ogni due mesi o addirittura ogni mese, per tutte le utenze di casa, non è proprio una soluzione comoda.
Per chi paga la bolletta in contanti, non ci sono molte alternative se non si vogliono correre rischi. Chi invece utilizza una modalità di pagamento tracciabile, come l’accredito su conto corrente o anche il pagamento con carta, non dovrà conservare lo scontrino perché il tutto risulta dalle operazioni sul conto corrente.
Per concludere, anche se si paga la bolletta in contanti, ma si ci registra al sito del proprio gestore, nell’area personale sarà sempre possibile verificare e scaricare in Pdf lo storico delle bollette. Si tratta del documento che vi dice quali bollette risultano pagate ed eventualmente quali non pagate. Ormai infatti tutti i pagamenti una volta inviati vengono registrati nel sistema informatizzato del gestore.
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